
破解流程信息孤島的難題培訓
第一節(jié): 流程信息孤島現(xiàn)象
(一)開場白:
1) 本集課程內(nèi)容介紹
2) 為什么“企業(yè)里數(shù)百上千頁體系文件的信息孤島現(xiàn)象”是一個世界級的難題?
(二)信息孤島現(xiàn)象的分析
1) 案例1:某企業(yè)的管理體系文件存在的信息孤島問題。
2) 問題1:不管是紙質(zhì)版,電子掃描版,電子版(Word),體系文件的每行,每頁,每冊之間是相互孤立的。
3) 問題2:各流程之間,各管理子體系(ISO9000,ISO14000,ISO18000)彼此孤立。
4) 問題3:體系文件的建立,發(fā)行,更新,修改,維護的難度大,成本高,時間周期長,因而一般企業(yè)的體系文件陳舊,與實際和時間脫節(jié)。
第二節(jié): ”流程十維法“
(三) 流程的幾個基本概念
1) 流程的定義,要素和類型
2) 流程的層級,網(wǎng)絡,節(jié)點的概念介紹
3) 流程的不同描述方法
4) 流程與組織結構及崗位的關系
(四)介紹“流程十維法”
1) 傳統(tǒng)描述流程或程序的方法舉例和缺點的歸納
2) 流程描述法的全方位,多維度,標準化
3) 流程的IPO要素(輸入,輸出和過程)
4) 流程的5W2H要素
a) Who: 流程角色,部門
b) What: 活動要素
c) When: 時間要素
d) Where: 地點要素
e) Why: 流程績效目標
f) How to do: 作業(yè)指導和培訓要求
g) How to control: 文件,表單和記錄
5) 案例3:用“5W2H/IPO法”來描述流程的例子
第三節(jié):流程的電子表格化
(五)表格的定義和特性
1) 什么是表格?
2) 表格的特性 – 縱欄的多維度,橫行的無限延伸性
3) 表格的偉大運用:”電子數(shù)據(jù)庫“
4) 表格與表單的區(qū)別及例子。
(六)流程的“電子表格化“
1) “流程十維法”與表格描述法
2) 見證流程管理史上“奇跡”的時刻1:從紙質(zhì)管理到紙質(zhì)表格管理
3) 流程表格化的益處
4) 見證流程管理史上“奇跡”的時刻2:從紙質(zhì)表格到電子表格
5) 電子表格的強大功能
6) 案例2:某企業(yè)成品入庫流程紙張文件中各步驟轉(zhuǎn)換為電子表格形式。
第四節(jié):流程的數(shù)據(jù)庫化
(七)如何用一頁電子表格來容納企業(yè)所有的程序文件?
1) 實現(xiàn)流程的數(shù)據(jù)庫管理。
2) 見證流程管理史上“奇跡”的時刻3:一個企業(yè)的所有體系程序文件被納入一個表格數(shù)據(jù)庫。
3) 案例3:某企業(yè)的75個TS16949程序文件(紙質(zhì)和PDF版)全部被轉(zhuǎn)換入一頁電子表格之中。
(八)與流程主數(shù)據(jù)庫相關的子數(shù)據(jù)庫
1) 組織崗位庫:建立起流程與組織結構中崗位的關系。
2) 部門庫:建立起流程與組織結構中部門的關系。
3) 職責庫:將人力資源”崗位職責”細化到每個具體流程步驟之中,成為”動態(tài)崗位職責”。
4) 指標庫: 衡量流程的執(zhí)行績效
5) 資源和工具庫:執(zhí)行流程所必要的資源與工具
6) 作業(yè)指導庫:建立了完成個流程步驟的作業(yè)指導和培訓資料體系,形成了企業(yè)經(jīng)營的知識庫和知識地圖。
7) 表單庫:建立了與流程體系相對應,相依存的的表單體系。
第五節(jié): 流程表格數(shù)據(jù)庫化的作用
(九)“電子表格化和數(shù)據(jù)庫化”帶來的管理益處
1) 建立了流程之間的內(nèi)在聯(lián)系,解決了體系流程文件的信息孤島問題。
2) 解決了每次組織架構變化,成百上千頁的流程更新難的問題。
3) 有利于ERP的實施。
4) 有助于實現(xiàn)流程的e化。
5) 有利于企業(yè)準確把握員工的培訓需求。
6) 有利于企業(yè)對員工的崗位和流程職責,輸入輸出,使用表單,作業(yè)指導,上下游關系等進行標準化,精細化管理。
7) 有利于企業(yè)對員工,部門進行流程績效考核。
8) 有利于企業(yè)對所有表單和記錄的管控。
9) 有利于企業(yè)對所有作業(yè)說明書的管控。
10) 有利于企業(yè)對流程的優(yōu)化,效率的提升,及成本的下降。
11) 可以幫助企業(yè)積累豐富的運營數(shù)據(jù),為運營優(yōu)化打下了基礎。
第六節(jié):流程表格數(shù)據(jù)庫化的運用
(十)流程的電子表格數(shù)據(jù)庫的運用及實際案例
1) 運用1:三體系文件的集成:ISO9001,ISO14001,ISO18001
2) 案例4:“某家具生產(chǎn)廠應用電子表格數(shù)據(jù)庫化來集成三體系(ISO9001,EHS)的程序文件。
3) 運用2:動態(tài)崗位職責管理
4) 案例5:某汽車配件廠應用管理流程的電子表格數(shù)據(jù)庫來提煉各崗位的“動態(tài)崗位描述”,提升了流程的執(zhí)行力,克服了“說一套,做一套”現(xiàn)象。
5) 運用3:知識地圖網(wǎng)絡的建設
6) 案例6 – “知識地圖網(wǎng)絡的建設”:美國某家具公司運用流程的電子表格數(shù)據(jù)庫來建立企業(yè)經(jīng)營的“知識地圖網(wǎng)絡”。